مهم نیست که به تازگی قرار است کسب و کار خود را راه اندازی کنید یا مدت طولانی است که کارآفرین هستید، کسب و کار جنبه‌های فراوانی دارد که توجه کردن به همه آن‌ها به صورت همزمان بسیار سخت است، با برگشتن به اصول اولیه کسب و کار و بازنگری جنبه‌های مختلف آن می‌توانید کسب و کار جدید خود را با قدرت بیشتری راه اندازی کنید یا کسب و کار فعلی خود را جان تازه‌ای ببخشید.
خب این جنبه‌های مختلف که باید به آن‌ها توجه شود چه چیزهایی هستند؟ چطور باید به همه آن‌ها رسیدگی کرد؟ کدام موارد مهمتر هستند؟ و با چه ترتیبی باید به آن‌ها توجه شود؟ این‌ها مواردی هستند که قرار است در ادامه به آن‌ها پاسخ بدهیم.
می‌توان جنبه‌های مختلف کسب و کار را در 8 بخش دسته بندی کرد، مهم است که نقش هر یک از این قسمت‌ها را در کسب و کار خود بشناسیم و به صورت مداوم از سلامت و کارایی این قسمت‌ها اطمینان حاصل کنیم.
8 اصل اساسی کسب و کار که باید دائما به آن‌ها توجه کنید
اصل اول کسب و کار: صاحبان و مدیران کسب و کار
اولین و یکی از مهمترین اصول کسب و کار در واقع خود شما هستید، شما به عنوان فردی که صاحب یا مدیر کسب و کار است، قبل از هرچیزی باید به خودتان، علایق، رفتار و عادت‌هایتان توجه کنید.
رفتار و عادت‌های شما (خوب یا بد) رفتار و عادت‌های سازمان شما خواهد بود، همه چیز از بالا به پایین منتقل می‌شود و رفتار شما در سازمان دائما توسط افراد دیگر تکرار خواهد شد.
اگر شما از وقتتان به درستی استفاده نمی‌کنید، برنامه ریزی مناسبی ندارید، مطالعه نمی‌کنید و بروز نیستید احتمال اینکه همین رفتار را در سازمان یا کسب و کار کوچکتان ببینید بسیار بالا است.
چه اقداماتی در این مورد انجام بدهیم:
- برنامه زمانی خود را تا حد امکان مشخص کنید و خود را به سمت کارایی بیشتر سوق بدهید.
- برنامه زمانی برای انجام پروژه‌ها و کارهای مختلف کسب و کار خود تنظیم کنید.
- سالم زندگی کنید، بخش زیادی از عملکرد شما به عادت‌های زندگی شما بستگی دارد، ممکن است در نگاه اول این موضوع مرتبط به نظر نرسد اما با کمی تحقیق متوجه می‌شوید که برای قرار گرفتن در اوجِ عملکرد برای مدت طولانی، خواب کافی و به موقع، تغذیه سالم و ورزش نکاتی ضروری هستند.
کتاب عادت‌های اتمی یکی از بهترین کتاب‌هایی است که می‌توانید برای اصلاح عادات مطالعه کنید و کتاب ذهنیت موسس(در دیجیکالا موجود نبود متاسفانه!) برای یادگیری مهارت‌های اولیه مدیریتی.
اصل دوم کسب و کار: اهداف و برنامه ریزی
اگر به دنبال راه‌اندازی یک کسب و کار جدید یا توسعه سازمان فعلی خود هستید طراحی یک برنامه دقیق و با جزئیات بخشی ضروری از مسیر شما است، اهداف و برنامه ریزی قسمتی است که باید تعیین کنید قرار است کسب و کار شما چه مشکلی را برطرف کند، چه ایده‌ای برای حل این مشکل دارید و آیا جامعه برای راه حل ارائه شده توسط شما آماده است یا خیر؟
اگر قرار باشد فقط یکی از 8 اصل را به عنوان مهمترین اصل موفقیت کسب و کارها معرفی کنیم به نظر می‌رسد بخش اهداف و برنامه ریزی بهترین کاندیدا برای این عنوان است، چراکه 1.مشکل، 2.راه حل و 3.آمادگی بازار برای پذیرش راه حل، همگی در این مرحله تعیین می‌شوند.
این بخش دقیقا به چه مواردی اشاره می‌کند:
- چرا قصد به وجود آوردن این کسب و کار را دارید؟(همیشه با چرا شروع کنید)
- چه چیزی ارائه می‌دهید؟(چه خدمات یا محصولاتی؟)
- چه کسانی خریدار شما و چه کسانی بهترین همکاران شما خواهند بود؟
- چه زمانی می‌توانید خدمات مورد نظر خود را ارائه بدهید؟ آیا بازار برای خدمت مورد نظر شما آماده است؟
- و در آخر چطور قرار است این کار را انجام دهید؟ چطور قرار است به همه‌ی اهداف مورد نظر دست پیدا کنید؟
- یکی از بهترین راه‌های تکمیل کردن این مرحله آماده کردن مدل و سپس طرح کسب و کار است که به یک استاندارد جهانی برای مکتوب کردن اهداف و برنامه ریزی‌ها تبدیل شده، از استارتاپ‌های کوچک تا شرکت‌های میلیارد دلاری از مدل و طرح کسب و کار استفاده می‌کنند.
کتاب خلق مدل کسب و کار بهترین کتابی است که می‌توانید در این مورد مطالعه کنید.
اصل سوم: تیمِ شما
اعضای تیمی که احساس کنند از تخصص و زحماتشان قدردانی می‌شود با فعالیت در اوج کارایی و استفاده کردن از همه تخصص و توانشان پاسخ قدردانیِ شما را خواهند داد.
همچنین اعضایی که به اهداف و آینده مجموعه شما اعتقاد داشته باشند خیلی با انگیزه تر فعالیت می‌کنند و اگر به شرکت‌های موفق دنیا نگاه کنید اعضای کلیدی حتی با دستمزد و مزایا بسیار بهتر حاضر به رها کردن شغل فعلی خود نیستند چراکه به اهداف شرکت اعتقاد دارند و خود را بخشی از یک هدف بزرگتر می‌دانند (البته دقت کنید این موضوع بیشتر از آن که به پیدا کردن افراد مناسب وابسطه باشد به پیدا کردن اهدافی وابسطه است که ارزش تلاش کردن را داشته باشند، بعد از پیدا کردن اهداف، افرادی که هدف شما را ارزشمند ببینند خود به خود جذب خواهند شد).
متاسفانه در کشورِ ما مهمترین دلیل شکست کسب و کارها کمبود روحیه تیمی است، دکتر محمد کریم‌الدینی عضو مرکز رشد شهر اراک که سالانه به بیش از 100 کسب و کار نوپا نظارت می‌کند می‌گوید که مهترین دلیل شکست استارتاپ‌های ایرانی کمبود روحیه تیمی و ضعف همکاری است (به نظر می‌رسد این مشکل مربوط به فرهنگ داخلی است، در ادامه اشاره خواهیم کرد که مهمترین دلیل شکست استارتاپ‌ها در دنیا مسائل مالی است نه ضعف گروهی).
در مورد تیم به چه مسائلی دقت کنیم:
- ایجاد حس امنیت درون تیم، سازمان شما باید طوری باشد که همه اعضا بتوانند به راحتی از اشتباهات خود صحبت کنند، اگر ضعفی دارند درمیان بگذارند و اگر در انجام کاری ناتوان هستند درخواست کمک کنند، برای رسیدن به این حالت هیچ یک از اعضا نباید از بیان آسیب پذیری خود ترسی داشته باشند، این موضوعی است که قبل از هر چیز از برخورد شما با خطاهای دیگران و همچنین تمایل شما به در میان گذاشتن ضعف‌های خودتان با دیگران سرچشمه می‌گیرد.
- توجه کنید که چه نوع رفتار و فرهنگی را تشویق می‌کنید، رسیدن به اهداف مهم است اما چگونگیِ رسیدن به آن‌ها و توانایی تکرار موفقیت‌ها مهتر است، تشویق برای فعالیتِ بهتر است، نه نتیجه‌‌ی بهتر چطور ممکن است این دو متفاوت باشند؟ به نمونه زیر دقت کنید.
مطمئنا شما هم دلتان می‌خواهد که تیم شماره 1 (آبی رنگ) تیمِ شما باشد اما اگر فقط بر اساس نتایج قضاوت کنید و به تداومِ عملکرد و شیوه حل مسائل توسط گروه‌ها دقت نکنید به راحتی در همان ماه دوم یا چهارم به این نتیجه می‌رسید که تیم شماره 2 (قرمز رنگ) عملکرد بهتری دارد و با تشویق این تیم این نوع عملکرد را الگوی کسب و کار خود قرار می‌دهید، دقت کنید تیم شماره 1 نتیجه‌ای را که تیم شماره 2 در ماه دوم به دست آورده بعد از 10ماه کسب کرده است اما با ثبات و روشی مطمئن و قابل تکرار که دائما باعث رشد در طولانی مدت می‌شود.
- وظایف را به خوبی تقسیم کنید، وظایف احتمالا در ابتدای کار کمی نامشخص است و هر فرد باید کارهای متفاوت زیادی را انجام دهد اما به محض اینکه قابلیت تقسیم وظایف را پیدا کردید این کار را انجام دهید و سعی کنید آزادی عملِ متعادلی به هر فرد بدهید.
- به شخصیت‌های افراد درون تیم دقت کنید این مسئله در تقسیم وظایف اهمیت دارد، بعضی افراد بلند پرواز هستند و همیشه به آینده‌های دور نگاه می‌کنند اما برخی دیگر روی شرایط فعلی تمرکز می‌کنند و واقعیت امروز را می‌بینند؛ معمولا این افراد به سختی با یکدیگر کنار می‌آیند این وظیفه شماست که این افراد را کنترل کنید، دیدگاه هریک را به دیگری انتقال دهید و هر کدام را در جای خودشان قرار دهید.
تماشای ویدئوی سایمون سینک در TED با موضوع «چرا رهبرهای خوب به شما احساس امنیت می‌دهند؟» می‌تواند کمک خوبی در این مورد باشد و برای اطلاعات عمیق تر و بیشتر می‌توانید کتاب بازیِ بی‌نهایت(این مورد هم در دیجیکالا موجود نبود) را هم از سایمون سینک که مشاور شرکت‌های بزرگی همچون مایکروسافت و اپل است مطالعه کنید، این کتاب بیشتر به عنوان کتابی برای انتخاب اهداف پیشنهاد می‌شود اما یک راهنمای فوق‌العاده برای به وجود آوردن یک تیمِ قدرتمند است.
برای درک عمیقتر این مورد می‌توانید در مورد تفکر سیستمی مطالعه کنید، موضوعی که یکی از پایه‌های اصلی مدیریت است.
اصل چهارم: مدیریت پول و دارایی‌ها
از آنجا که مهمترین دلیل شکست کسب و کارهای کوچک و تازه تاسیس کمبود سرمایه است(قبلا اشاره کردیم که در ایران کمبود روحیه گروهی مهمترین دلیل شکست است ولی به صورت میانگین جهانی کمبود سرمایه نقش پر رنگ تری در شکست دارد) این بخش را هم به صورت جداگانه یک اصل در نظر بگیرید، بسیاری از قسمت‌های مربوط به بخش مالی در طرح کسب و کار جا می‌گیرند اما بررسی دقیق تر و جزئی تر این موضوع کمک کننده خواهد بود.
نکاتی که در بخش مالی و دارایی‌ها باید به آن‌ها توجه کنیم:
- چه هزینه‌هایی برای شروع و ادامه روند اجرای برنامه‌ها(هزینه‌های ثابت و جاری) وجود دارد؟ و از چه منابعی(سرمایه گذار، آورده شخصی، درآمدها و…) این هزینه‌ها را تامین خواهید کرد؟(همیشه محاسبات مالی را بدبینانه در نظر بگیرید، برای بدبینانه ترین درآمد و بالاترین هزینه‌های قابل پیش بینی برنامه ریزی کنید).
- پیش بینی فروش و درآمدها
- توجه کامل به ثبت و تهیه گزارش از هزینه‌ها و درآمدهای هر بخش از کسب و کار
- مدیریت دارایی‌های شرکت: حفاظت، استفاده بهینه، محاسبه استهلاک و…
اصل پنجم: سیستم‌های عملیاتی و فرآیندها
اگر سرعت رشد سازمان یا کسب و کار شما کم شده احتمالا سیستم‌ها و فرآیندها جنبه‌ای است که باید به صورت ویژه به آن توجه کنید.
این همان حوزه‌ای است که بسیاری از کسب و کارها وقتی در حال رشد با سرعت بالا هستند به آن بی‌توجهی می‌کنند، به همین دلیل همه‌ی مسئولیت‌های مدیریتی و عملیاتی روی دوش افراد کلیدی قرار می‌گیرد و باعث خستگی آن‌ها و در نهایت کم شدن سرعت پیشرفت می‌شود.
با مدیریت مناسب فرآیندهای کسب و کار و مشخص کردن مسئولیت‌های هر فرد می‌توانید کسب و کار خود را برای رشد سریع آماده کنید.
سیستم‌هایی که باید به آن‌ها توجه کنید:
- چطور مشتری‌های خود را مدیریت می‌کنید؟
- اطلاعات مختلف چطور درون سازمان شما جریان پیدا می‌کند؟
- چطور فرآیند فروش را بررسی می‌کنید؟
- چطور افراد متخصص استخدام می‌کنید؟
- چطور بازاریابی انجام می‌دهید و چطور نتایج آن را ارزیابی می‌کنید؟
- و بسیاری دیگر که شما باید آن‌ها را پیدا کنید.
قاعدتا هدف شما از بررسی فرآیندهای ذکر شده و دیگر فرآیندهای موجود در کسب و کارتان این است تا جای ممکن هزینه‌ها را کاهش و کارایی را افزایش دهید، البته توجه کنید که هدف کارایی بلند مدت است نه استفاده از همه‌ی توانِ سازمان برای رشد ناگهانی و سپس از دست دادن انرژی و انگیزه.
یکی از بهترین راه‌های کاهش هزینه و بالا بردن کارایی، خودکار کردن فرآیندها با استفاده از تکنولوژی‌های روز است.
اصل ششم: برند (Brand)
برندِ شما خیلی بزرگتر از تنها یک لوگو است، برندِ شما باید در همه چیزِ کسب و کار شما خودش را نشان دهد برند در نهایت حسی است که یک شخص نسبتا به کسب و کار شما به عنوان یک چیز واحد پیدا می‌کند؛ اگر این حس دائما دچار تغییر شود و یا قسمت‌های مختلف کسب و کار شما حس متفاوتی را القا کنند برندسازی شما دچار مشکل می‌شود.
به عنوان مثال دو شرکت Google و Apple را به عنوان دو کمپانی بسیار موفق در برندسازی در سطح جهانی در نظر بگیرید، این دو روش‌های کاملا متفاوتی را پیش گرفته‌اند ولی اصول برندسازی را به روش خود رعایت کرده‌اند و هر دو موفق هستند.
شرکت Google یک برند نسبتا خودمانی است که بسیاری از سرویس‌هایش را به صورت رایگان در اختیار دیگران قرار می‌دهد، تلاش می‌کند تا حد امکان تعداد کاربرانش را افزایش دهد، از یک لوگوی رنگارنگ ساده استفاده می‌کند و رابط کاربریِ آن در همه‌ی محصولاتش فوق‌العاده ساده است تا با عمومیت ارتباط برقرار کند، در نهایت گوگل را می‌توان به یک فرد بسیار خلاق و شاد که مهارت‌های اجتماعی بالایی هم دارد تشبیه کرد چنین فردی قطعا دوستان زیادی خواهد داشت همانگونه که گوگل دارد؛ این حسی است که در تمام جنبه‌های کاری و ظاهری گوگل شاهدش هستیم.
و اما در مورد شرکت Apple اوضاع کمی متفاوت است، اپل معمولا محصولات گران قیمت و فوق‌العاده با کیفیتی دارد برای اپل مهمتر از افزایش تعداد کاربران رضایت کاربران فعلی است، اپل از یک لوگوی رسمی تر استفاده می‌کند و رنگ‌های شاد کمی در محصولاتش می‌بینید و معمولا رابط کاربری پیچیده‌ای دارد که مدتی طول می‌کشد با آن ارتباط برقرار کنید اما بعد از یادگیری به شدت کارتان را راحت می‌کند و شما را مشتری همیشگی اپل می‌کند، اپل را می‌توان به یک فرد متخصص، مصمم، نسبتا جدی، با برنامه و بسیار جذاب تشبیه کرد که بجای داشتن دوستان زیاد اعتبار زیادی دارد؛ چیزی که در نهایت منجر به فروش یک محصول نسبتا گران و با کیفیت می‌شود برند معتبر اپل است.
این موضوع در سیاست‌های سرمایه‌گذاری این دو شرکت هم کاملا مشخص است معمولا گوگل شرکتی است که مثل یک فرد خلاق روی فناوری‌های جدید سرمایه گذاری می‌کند و قبل از اینکه فناوری به پختگی کامل برسد یک محصول تقریبا نیمه کاره را به بازار عرضه می‌کند(گوگل گِلَس، کروم بوک، اِستِیدیا) و با بازخورد گرفتن از بازار آن را رها یا تکمیل می‌کند، اما اپل به عنوان یک شخصیت متخصص و با برنامه که سنجیده عمل می‌کند تا لحظه آخر صبر می‌کند اجازه می‌دهد تا این فناوری جدید به پختگی برسد و بعد از سنجیدن بازار و رقبا با یک محصول ایده آل وارد بازار می‌شود.
برای بررسی جنبه برندینگ چه چیزهایی را در نظر بگیریم:
- تصمیم بگیرید مشتری باید چه حسی به شما داشته باشد.
- کیفیت محصول و خدماتتان را بررسی کنید.
- لوگو مرتبط داشته باشید و سعی کنید لوگو را تغییر ندهید.
- روی تجربه کاربری تمرکز کنید.
- اگر کسب و کار بزرگی دارید یک راهنمای برند به بخش‌های مختلف بدهید تا در مجموعه شما ثبات وجود داشته باشد.
- و از همه مهمتر سعی کنید احساس و پیامی که به مشتری می‌دهید در قسمت‌های مختلف و در طول زمان ثبات داشته باشد.
اصل هفتم: برنامه‌های بازاریابی و فروش
برنامه بازاریابی و فروش قسمتی است که به صورت مستقیم روی درآمد شما تاثیر می‌گذارد.
هرچند این قسمت به صورت گسترده باید در بخش اهداف و برنامه ریزی‌ها در قسمت طرح کسب و کار مورد توجه قرار بگیرد، اما خودِ بازاریابی و فروش چرخه‌ای است که باید بارها و بارها تکرار شود و شما باید دائما از سلامت و کارایی این چرخه اطمینان حاصل کنید، درواقع شما استراتژی‌های بازاریابی و فروشتان را در طرح کسب و کار تعیین می‌کنید اما نظارت بر اجرای این برنامه، بروزرسانی برنامه بر اساس بازخوردهایی که از بازار می‌گیرید و جزئیات اجرا موضوعاتی است که به عنوان اصل هفتم اینجا مطرح شده است.
آشنایی کوتاه با کمپین و استراتژی تبلیغاتی
کمپین معمولا برنامه‌ای برای فروش یا معرفی محصول یا خدمت خاصی است که هزینه و مدت مشخصی برای اجرا دارد البته گاهی برای معرفی و یا ترمیم بِرَند نیز کمپین‌های تبلیغاتی اجرا می‌شود، در مورد شرکت‌های بزرگ معمولا چندین کمپین درون یک استراتژی بزرگتر قرار می‌گیرند که شامل معرفی همه محصولات، خدمات و البته ایجاد آگاهیِ عمومی درمورد برند می‌شود، استراتژیِ بازاریابی معمولا ثبات دارد و این کمپین‌ها هستند که درونِ استراتژی تغییر می‌کنند اما گاهی ناچار به تغییر استراتژی هم می‌شویم.
مواردی که باید در بازاریابی به آن‌ها توجه بیشتری کنیم:
- کمپین چرخه‌ای از 1. طراحی کمپین 2. اجرای کمپین 3. آنالیز خروجی کمپین است که باید دائما تحت نظارت شما باشد، البته توجه کنید که استراتژیِ بازاریابی شما از قبل در طرح کسب و کار تعیین شده و طبق استراتژی تعیین شده شما شروع به ایجاد کمپین‌های مختلف می‌کنید.
- آنالیز خروجیِ کمپین معمولا بخشی است که به آن توجه کمتری می‌شود این بخش را دست کم نگیرید؛ فرض کنید برای جذب هر نفر به سایت، اپلیکیشن یا حتی مغازه‌ی خود شما میانگین 1000 تومان هزینه می‌کنید و از هر 100 نفر تنها یک نفر از شما خرید می‌کند، در این صورت اگر سودِ شما از هر مشتری کمتر از 100هزار تومان باشد شما در حال ضرر کردن هستید ولی اگر آنالیز دقیق انجام نشود و اعداد و ارقام مشخص نباشند شما متوجه این ضرر و ضرورت اصلاح کمپین نخواهید شد.
- بخش بازاریابی یکی از بخش‌های حیاتی برای برند شما است، بنابراین باید اطمینان حاصل کنید این بخش از کسب و کار شما به خوبی با ویژگی‌های برند شما آشنا هستند و همان چهره‌ای را از شما به نمایش بگذارند که شما می‌خواهید.
اصل هشتم: مسائل حقوقی
جنبه حقوقی از مسائلی است که اگر به آن توجه نکنید می‌تواند خیلی ناگهانی آسیب عمیقی به کسب و کار شما وارد کند، فقط کافیست کسب و کار بزرگ و موفق شما که در یک بازار رقابتی کامل قرار گرفته به دلیل نداشتن مجوزهای کافی چندماهی از رقبا عقب بماند یا به دلیل توجه نکردن به مسائل مالیاتی ناگهان مجبور به پرداخت مبلغ زیادی مالیات و جریمه شود، در خیلی از موارد این یعنی پایان کسب و کارِ شما.
از طرف دیگر اگر به مسائل حقوقی و فرصت‌هایی که دولت ممکن است به شرکت‌ها بدهد آگاه نباشید ممکن است تسهیلات بسیار خوب، فرصت استخدام افراد متخصص با هزینه کم و بسیاری از کمک‌های دیگر را از دست بدهید درحالی که رقبای شما از آن‌ها استفاده می‌کنند.
درمورد مسائل حقوقی به این موارد دقت بیشتری کنیم؟
- یک کسب و کار کاملا نوپا می‌تواند بدون درک عمیق و صرفِ تمرکز روی مسائل حقوقی به خوبی به کار خود ادامه دهد اما حتما باید مسائل حقوقی را در گوشه ذهنتان داشته باشید و درحالی که کسب و کار شما رشد می‌کند آگاهیِ خود را از این مسائل افزایش دهید و بعد از کمی رونق در اولین فرصت به مسئولیت‌های حقوقی خود رسیدگی کنید.
- توجه کنید که کسب مجوزهای لازم برای فعالیت از مسئولیت‌های اولیه حقوقی برای کسب و کار شما است.
- سپس یکی از مهمترین مسئولیت‌های حقوقی هر شرکت حقوق مالیاتی است که باید به قوانین مختلف آن آگاهی پیدا کنید.
- دیگر مسئله مهم آگاهی به حقوق کارگران و حق بیمه است.
- و در نهایت سعی کنید درمورد تسهیلات و امتیازات احتمالی که در حوزه کسب و کار شما از طرف دولت اهدا می‌شود تحقیق کنید و از این موارد نهایت استفاده را داشته باشید.
مسائل حقوقی دیگری از جمله حقوق قراردادها، حقوق شرکت‌ها، حقوق مالکیت فکری و… وجود دارند، یکی از بهترین کتاب‌هایی که می‌توانید در این مورد مطالعه کنید کتاب صفر تا صد حقوق کسب و کار به زبان ساده است.
